Tin học văn phòng là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng mà bất kỳ ứng viên nào cũng cần có trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các kỹ năng này giúp bạn xử lý công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Hiện nay có rất nhiều các ứng dụng, nền tảng giúp người lao động làm việc một cách thuận lợi hơn. Bạn đã nắm vững cách sử dụng các ứng dụng này chưa? Nếu chưa thì cần làm gì để cải thiện khả năng tin học văn phòng? Nếu đã biết sử dụng các ứng dụng này, làm sao để thể hiện nó trong CV chuyên nghiệp ? Bạn hãy đọc bài viết này ngay nhé!

I. Các ứng dụng tin học văn phòng phổ biến hiện nay

1. Các ứng dụng thuộc hệ thống Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ ứng dụng phần mềm văn phòng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay, hầu như bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng đã từng dùng Microsoft Office. Ba ứng dụng quen thuộc với mọi người là Word, Excel, PowerPoint. Sử dụng thành thạo ba ứng dụng này là bạn đã có thể được coi là đã có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản.

Thế nhưng ngoài ra, hệ thống Microsoft còn có các ứng dụng khác rất hữu ích mà nếu biết sử dụng, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và suôn sẻ hơn như:

- Outlook: Ứng dụng email và quản lý thời gian, lên lịch trình và danh sách công việc

- Access: Là công cụ quản lý cơ sở dữ liệu, cho phép bạn tổ chức và lưu trữ thông tin, tạo các biểu mẫu nhập liệu, và thực hiện truy vấn dữ liệu.

- OneNote: Là sổ ghi chú kỹ thuật số, cho phép người dùng tạo, tổ chức và quản lý ghi chú, ý tưởng, danh sách công việc, hình ảnh, và nhiều loại tệp tin khác.

2. Các ứng dụng của Google

Là trang tìm kiếm thông tin lớn nhất thế giới, Google cũng xây dựng cho mình một hệ thống ứng dụng tích hợp các tiện ích giúp đỡ người dùng trong nhiều khía cạnh khác nhau của đời sống, nhất là trong công việc

Ứng dụng nổi bật nhất của Google đó chính là Gmail - hòm thư điện tử. Ngoài ra còn có dịch vụ lưu trữ đám mây Drive. Google Docs, Sheets và Slides cũng có tác dụng giống như Word, Excel, PowerPoint nhưng tiện lợi hơn vì được lưu trữ, chỉnh sửa trực tuyến, giúp làm việc với nhiều người ở các không gian khác nhau trong cùng một lúc.

Google còn có hai ứng dụng nổi bật nhất là Meet - dịch vụ họp trực tuyến bằng video thông qua internet, được sử dụng rất nhiều trong đại dịch COVID 19 đến tận bây giờ. Google Forms cũng được nhiều người biết tới là ứng dụng tạo biểu mẫu trực tuyến và thu thập thông tin từ người dùng một cách dễ dàng.

Nhìn chung, các tiện ích của Google đang dần trở nên phổ biến trong thời đại internet toàn cầu. Vậy nên bất cứ ai cũng nên nắm vững cách sử dụng của các ứng dụng này để trang bị cho mình những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản trước khi bước vào thị trường lao động.

3. Các công cụ giao tiếp văn phòng

Trong môi trường văn phòng, các công ty, doanh nghiệp thường sẽ sử dụng những mạng xã hội riêng để giao tiếp nội bộ, chia sẻ thông tin hay báo cáo công việc. Các ứng dụng đó sẽ có lựa chọn một ứng dụng riêng để sử dụng. Vậy nên bạn cần tìm hiểu trước cách sử dụng cơ bản của những ứng dụng này để tránh lóng ngóng, sai sót khi mới vào công ty.

4. Các ứng dụng hỗ trợ khác

Những người lao động thuộc thế hệ Gen Z ngày càng năng động và đa tài. Họ có thể tự học và có được những kỹ năng tin học văn phòng bổ trợ khác ngoài chuyên môn như chỉnh sửa ảnh, cắt ghép video, viết content, blog, lên kế hoạch chương trình,... Để làm được nhiều việc như thế cùng lúc, các ứng dụng hỗ trợ như Canva, Photoshop, Filmora, Chat GPT, Gemini,... là không thể thiếu. Đây đều là các nền tảng, phần mềm tiện lợi, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.

II. Cách thể hiện kỹ năng tin học văn phòng trong CV xin việc

1. Trong mục giới thiệu bản thân

Thông thường, nhà tuyển dụng phải đọc đến tận mục kỹ năng mới có thể biết được ứng viên có thành thạo tin học văn phòng hay không. Thế nhưng, bạn cũng có thể trình bày điều đó ngay tại mục giới thiệu bản thân trong CV bằng các mẫu câu sau:

- Cách 1: Đã từng ứng dụng kỹ năng tin học văn phòng để góp phần tạo ra thành tích nổi bật nào đó.

- Cách 2: Là người có chuyên môn về công việc A, ngoài ra còn biết sử dụng [kể tên một vài ứng dụng] để làm công việc bổ trợ cho chuyên môn A.

- Cách 3: Có năng suất làm việc cao nhờ biết cách tận dụng tối ưu [nêu tên một vài ứng dụng]

2. Trong mục kinh nghiệm làm việc

Đây là phần có thể giúp ứng viên thể hiện kỹ năng tin học văn phòng trong CV thật chi tiết. Bạn cần phải nêu ra những thành tích đã đạt được trong công việc cũ và trình bày mình đã vận dụng kỹ năng tin học văn phòng nào để đạt được thành tích đó. Những dẫn chứng này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng hình dung được bạn đã sử dụng kỹ năng mình có để hoàn thành công việc như thế nào.

3. Trong mục kỹ năng

Ứng viên vẫn thường trình bày khả năng thành thạo tin học văn phòng của mình ở mục kỹ năng trong CV. Nếu ghi lại kỹ năng tin học văn phòng trong phần này, bạn nên liệt kê ra một số ứng dụng bạn thường sử dụng nhất trong công việc.

4. Trong mục chứng chỉ

Một số chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay là MOS, chứng chỉ IC3, chứng chỉ tin học quốc tế ICDL,... Nếu đã có những chứng chỉ này, ứng viên sẽ không cần trình bày chi tiết về những kỹ năng tin học văn phòng trong CV nữa vì đây chắc chắn sẽ là minh chứng rõ ràng nhất cho điều đó.

III. Cách để nâng cao các kỹ năng tin học văn phòng cho bản thân

- Tự học tại nhà: Ứng viên có thể tận dụng các tài nguyên trực tuyến như video hướng dẫn trên YouTube, các trang web học trực tuyến như Coursera, Udemy, hoặc LinkedIn Learning để tự học và nắm vững các chức năng và tính năng mới của các phần mềm văn phòng.

- Tham gia các khóa học: Các khóa học đào tạo chứng chỉ như Microsoft Office Specialist (MOS), IC3 đều có các chuyên gia giảng dạy, giúp người học có được những kiến thức chính xác và đầy đủ về tin học văn phòng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm các khóa học cụ thể tập trung nâng cao như Excel nâng cao hoặc PowerPoint chuyên sâu nếu công việc yêu cầu bạn phải làm việc nhiều với các ứng dụng này.

- Thực hành thường xuyên: Khi đã học được các kiến thức, kỹ năng về tin học văn phòng từ nhiều nguồn khác nhau, bạn cần phải thực hàng thường xuyên để làm quen và sử dụng thành thạo các kỹ năng hơn nữa.

- Tham gia các diễn đàn về tin học văn phòng: Đây là nơi học hỏi từ kinh nghiệm và chia sẻ kiến thức với những người khác. Bạn có thể hỏi và trả lời câu hỏi, chia sẻ thủ thuật và kinh nghiệm trong cộng đồng, diễn đàn để cùng nhau phát triển.

Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn biết những ứng dụng, kỹ năng tin học văn phòng cần thiết và cách trình bày chúng trong CV sao cho thật chuyên nghiệp và thể hiện được sự thành thạo của bạn. Hãy nhớ thường xuyên luyện tập, sử dụng các ứng dụng để bản thân luôn được cập nhật và học thêm nhiều kỹ năng mới.